Domanda a bruciapelo. Sei proprio sicuro che le tue riunioni siano davvero efficaci? Con efficaci non intendiamo collaboratori che fanno finta di prendere appunti e nel frattempo leggono mail di nascosto. Con efficaci intendiamo produttive, ovvero che portino a prendere decisioni e definire concretamente la futura operatività. Insomma, non uno spreco di tempo.
Probabilmente starai pensando che non è il tuo caso, che i meeting che organizzi sono interessanti e coinvolgenti, che l’ordine del giorno viene più o meno rispettato. Però spesso e volentieri ci sono riunioni dopo le quali i partecipanti si guardano e si chiedono: “E quindi!?”. Ergo: non si è arrivati a concludere nulla o quasi. Per il collaboratore è uno spreco di tempo ma per l’azienda sono soldoni buttati; sì, perché quante ore di lavoro avrebbero potuto essere impiegate diversamente? Negli Stati Uniti si stima che 37 miliardi di dollari siano stati sprecati in meeting fallimentari e, in termini di ore di lavoro, il 15% del tempo totale a disposizione dell’azienda è andato perso.
In soccorso di manager e imprenditori arriva il Public Speaking, letteralmente “parlare in pubblico” in contesti quali riunioni aziendali, presentazioni interne, vendita e via dicendo. Parlare in pubblico richiede molta pratica, una di quelle azioni per la quale vale l’assunto “si impara facendo”; questo però non significa farlo senza il giusto bagaglio di tecniche, basilari per gestire in maniera professionale la platea.
Il successo di un oratore dipende al 50% dalla personalità e al 50% dagli aspetti tecnici di erogazione dei dati.
Da un punto di vista tecnico gli aspetti fondamentali sono 4
Organizzazione della sala
- Preparazione: arriva in anticipo per assicurarti che tutto sia sotto controllo e per ambientarti.
- Orari di inizio: cerca di attenerti il più possibile agli orari stabiliti. Ma non cominciare se manca ancora la maggior parte dei partecipanti perché ti interromperebbero nel corso della riunione.
- Pause: ricordati che ogni 1 ora e 45 minuti serve un break.
- Documentazione: prepara la documentazione in maniera funzionale all’intervento.
Gestione della riunione
- Guarda le persone negli occhi mentre parli.
- Ripeti più volte i concetti. Perché ci si ricordi di un messaggio a distanza di un mese, questo deve essere ripetuto almeno 14 volte nel corso di un incontro.
- Comunicare informazioni con emozione.
- Rispondere sempre alle domande.
- Mantieni molta interazione con la platea quando è piccola.
Progettazione degli interventi
La scaletta è fondamentale! Va predisposta prima della riunione e studiata. Per una scaletta efficace è buona pratica includere le domande da fare alla sala ed esercitarsi sulla parte iniziale e finale perché sono quelle che fanno la differenza nell’intervento.
Infine è prezioso scrivere i punti focali del discorso in grande così che si possano vedere anche a distanza.
Gestione dei mezzi
Sembrano banalità ma serve attenzione circa gli strumenti utilizzati: ad esempio sulla lavagna a fogli mobili è indicato scrivere in stampatello e in modo leggibile (non sempre succede!) e la slide non va proiettata tutta ma punto per punto (importante per evitare che i partecipanti leggano oltre ciò che si sta dicendo).
Il successo di un oratore dipende anche da tanti altri aspetti, quali l’interazione e la gestione di una platea, l’arte persuasiva messa in campo, la gestione delle obiezioni e dei “negativi” in sala, il sapiente dosaggio tra ethos, logos e pathos.
Se pensi che le tue riunioni possano essere ancora più produttive o vuoi vincere la paura di parlare in pubblico, lasciaci i tuoi contatti senza impegno!
Qui la pagina dedicata al corso in programma.
