Sono preferibili le riunioni da 15 minuti oppure dovrebbero durare di più? Tanti manager e imprenditori si saranno interrogati spesso su questa annosa questione: “Se dura così poco sarò in grado di focalizzare l’attenzione sulle cose importanti? Se invece perdessi dei dettagli fondamentali o non fossi in grado di ottenere l’attenzione da tutti?”
Tempo fa il Wall Street Journal si è interrogato sulla questione e ha cercato di dare una risposta concreta. Se si vuole essere davvero produttivi, motivati e soddisfatti della buona riuscita della riunione, l’unica strada percorribile è quella di non fare meeting più lunghi di mezzora. La motivazione? Vediamola insieme di seguito.
Sebbene numerosi studi dimostrino che il sovraccarico digitale a cui siamo sottoposti può danneggiare la nostra produttività e ampiamente diffusa la preferenza degli incontri vis a vis. Ma al di là della modalità di incontro che può avvenire in presenza o digitalmente, sono preferibili incontri di breve durata.
Quali sono dunque gli indicatori che possono ispirare manager e team leader a ripensare alla modalità con cui condividere le informazioni con il team?
La riunione di 15 minuti è il blocco di tempo (slot) sempre più in rapida ascesa tra le piattaforme di incontro digitale. Più che utilizzare il termine “meeting/riunione”, che da stereotipo ci fa ricordare una stanza composta da sabbie mobili da cui facciamo fatica ad uscire, potremmo rinominare l’incontro con la parola “allineamento” che nella nostra testa si configura meglio con un’attività di breve durata e sintetica.
L’arte della sintesi è un’abilità intrinseca? Così come quella l’abilità di mediazione e di coinvolgimento che spesso il team leader viene chiamato a fare, sono competenze che richiedono attenzione e vanno acquisite. La scena ideale per un incontro così breve ed efficace è composta da poche persone e il rispetto dei temi oggetto di incontro. Riuscire a focalizzarsi su aspetti più rilevanti, farà sì che i partecipanti possano arrivare preparati per rendere la conversazione più produttiva fin dall’avvio.
Quali sono le modalità di relazione tra chi indice la riunione e i suoi partecipanti?
Indire riunioni che servono principalmente a definire lo stato di avanzamento di un’attività svolta a più mani (come ad esempio un allineamento su un progetto in corso) è il primo passo per ridurre sacche di inefficienza, evitare inutili dispersioni e, certo non guasta, generare un impatto positivo anche in termini puramente economici.
La riunione sarà maggiormente efficace se i suoi partecipanti saranno focalizzati sui contenuti. In quel determinato tempo a disposizione saranno più orientati all’obiettivo, anche per macro-singole attività, e migliorerà la produttività e l’umore delle persone.
Un altro aspetto fondamentale da non sottovalutare riguarda la preparazione all’incontro, una fase che abitua il nostro cervello a focalizzare il contenuto della discussione da affrontare. La definizione dell’obiettivo o tema dell’incontro e la messa a conoscenza dello stesso ai partecipanti è un aspetto fondamentale per una riuscita efficace. Anche il definire anticipatamente la tipologia di riunione (se di carattere operativo o strategico) e schedularla in un momento della giornata il più fresca e lucida possibile, aiuterà le persone ad orientarsi e a dare il massimo dell’attenzione.
In linea generale possiamo dire che il paradigma della riunione perfetta è quello che se si riduce il tempo e si aumenta l’efficienza, anche la qualità dell’output prodotto sarà di qualità superiore.
Il modello lavorativo a cui siamo abituati lega la retribuzione ad un valore orario, non ad un raggiungimento di obiettivo. Questo significa che il tempo incide sulle nostre prestazioni ma anche sulla qualità delle nostre vite.
Portiamo un esempio concreto con spunto di riflessione. Ti è mai capitato di assegnare un lavoro e determinare un tempo per il completamento? Sicuramente sì. Se invece non avessi determinato il tempo, quel lavoro sarebbe stato completato? Sicuramente sì ma magari in un tempo più dilatato perché non considerato “prioritario”. Questo significa che la persona che ha svolto il lavoro non sia efficiente?
Il saper impiegare il tempo impatta direttamente sul nostro umore ed è per questo che per un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata aumenta la produttività, il benessere, l’autorevolezza, la percezione del valore all’interno di un’organizzazione.
L’abilità del cosiddetto time management per la gestione del tempo più efficace diventa una competenza sempre più centrale per il contesto lavorativo e di vita di tutti.
Il lavoro smart sarà davvero intelligente nel momento in cui viene data piena autonomia operativa per raggiungere una migliore efficienza lavorativa, misurata sul raggiungimento degli obiettivi e non sul tempo lavorativo. È un cambio profondamente culturale che deve fare il management e al tempo stesso deve anche saper fornire l’adeguata formazione e gli strumenti giusti per mettere nella condizione migliore le proprie persone.
